文書管理システムの導入（機械工具卸売業）

文書管理システムの導入

株式会社石鍋（東四つ木4丁目）

明治38年創業の歴史ある機械工具卸売の専門商社。多くの工具メーカーの特約店として関東に4つの営業所を構え、販売先は大手企業から中小企業まで1,000社以上にのぼります。

主に財務を中心に同社のバックオフィスを支える、営業管理本部の染谷さんにお話を伺いました。

デジタル化に取り組むきっかけは何でしたか？

取引先から毎日大量に送られてくるファクスの処理に非常に時間を取られていて、業務の効率化とペーパーレス化を進めなければと考えたことがきっかけです。

また、文書作成・保管に関する社内ルールが整備されておらず、文書の保存場所が乱立している状況を改善する必要もありました。ハードウェア面についても、モニターを増設して、作業がしやすい環境を作りたいと考えていました。

葛飾区デジタル化支援事業費補助金を活用して取り組んだことを教えてください

社内の複合機と同じメーカーが提供する文書管理システムを、全社的に導入しました。現在は主に販売管理と社内の情報共有に活用しています。文書管理システムとファクスを連携させることで、ファクスが紙で出力されずにシステムに直接取り込まれる仕組みです。文書の保存についても、社員の個別のパソコンの中などではなく、すべて文書管理システム上に保存するようにルールを定めました。

また、新しいモニターも設置し、社員がダブルモニターで作業ができる環境を整えました。

導入効果はどうでしたか？

毎月2,000枚程度あったファクスの出力枚数を500枚程度に削減できました。それに伴い、ファクスに記載された内容をパソコンに手入力する作業も同じく1/4程度になり、ダブルモニターの効果もあいまって、作業効率がとても改善されました。事業所によっては残業ゼロを実現できたところもあります。ペーパーレス化は今後さらに推進していきたいです。

また、各社員が作成した文書が文書管理システム上に一元的に集約されるので、情報の属人化を防ぐことができ、社内の情報共有がとても快適になりました。誰かが不在でも他の社員が対応できるようになり、顧客対応の質も向上したと思います。システム上の情報は社外からでも閲覧できるので、資料を確認するためにわざわざ事務所に戻る必要もなくなり、外回りの営業担当者にとっても好評です。
 

今後、デジタル化に関して取り組んでいきたいことはありますか？　

現在、社内情報は自社サーバーに保存していますが、今後はクラウド化することを計画しています。クラウド化にあたってはセキュリティ面を強化する必要があるので、あわせて取り組んでいきたいです。

これからデジタル化に取り組む事業者さんに向けてひとことお願いします

補助金はじめ行政の事業者支援の情報は、自ら取りに行くことが大事だと感じています。広報かつしかや区のホームページなどに目を通して、支援制度をうまく活用しながらデジタル化を進めていく事も重要かと思います。

取材にご協力いただき、ありがとうございました！

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